Osoby, które odpowiadają za planowanie wyglądu powierzchni biurowej powinny pamiętać o tym, że niezbędna jest w jej wypadku przestrzeń przeznaczona na to, aby składować w niej dokumenty, segregatory, książki i inne pomoce biurowe.

Jeśli nie mamy do czynienia z dużą firmą może okazać się, że wystarczający będzie jeden regał, gdy jednak problem dotyczy większego przedsiębiorstwa, zaskoczeniem nie jest to, że pojawia się konieczność organizowania całych archiwów. Nie można w tym kontekście zapomnieć również o obowiązujących w naszym kraju przepisach, te bowiem wymagają, aby większość dokumentów była przechowywana przez przynajmniej pięć lat.

Jednym z największych problemów, na jakie natrafiają osoby, którym powierzono wspomniane zadanie jest to, gdzie powinno się umieścić regały. Idealnym rozwiązaniem jest przeznaczenie w tym celu odrębnego pomieszczenia, nie zawsze jednak możemy pozwolić sobie na tego rodzaju luksus. Bez względu na to, jaką decyzję podejmiemy, na uwadze musimy mieć również bezpieczeństwo dokumentów, nie mogą one bowiem dostawać się w ręce osób pozbawionych odpowiednich uprawnień.

Ciekawym rozwiązaniem wydają się w tym kontekście zamykane na klucz szafy na dokumenty. Można je umieścić nie tylko w pomieszczeniach biurowych, ale również na korytarzu, choć w drugim z wymienionych przypadków zawsze powinniśmy myśleć o monitoringu. Gdy mamy do czynienia z półkami na segregatory, powinniśmy zastanowić się i nad tym, czy nie wykorzystać w tym celu nisz i zakamarków w pomieszczeniach biurowych.

Sposobem na ich efektywne wykorzystanie okazuje się również zlecenie przygotowania mebli na wymiar. Jeśli archiwum ma być oddzielnym pomieszczeniem, nie można zapomnieć o przepisach definiujących jego funkcjonowanie. Podstawą jest łatwy dostęp do dokumentów, nie można jednak zapominać również o znaczeniu, jakie ma ochrona danych osobowych. W takim kontekście sprawdzają się zwłaszcza zamykane na klucz szafy, dobrze też pomyśleć o rozwiązaniach ograniczających dostęp do pomieszczenia.