Czy każdego roku tracisz tysiące dolarów na niepotrzebne wydruki oraz kosztowne tonery i atramenty? Czy masz dane, które pozwolą Ci odpowiedzieć na to pytanie z całą pewnością?
Prowadzenie firmy jest kosztowne. Wydatki pojawiają się za każdym rogiem. Prowadzenie dobrze prosperującej firmy oznacza utrzymywanie wydatków na jak najniższym poziomie, przy jednoczesnym zapewnieniu maksymalnej wydajności.
Biurowy sprzęt drukujący jest kosztowną inwestycją, a firmy często kupują urządzenia, które nie spełniają ich potrzeb - ani teraz, ani w przyszłości. Niezależnie od tego, czy kupują model drukarki z wszystkimi bajerami, które są rzadko używane, czy też model z niższej półki, który nie jest w stanie wykonać wszystkich wymaganych zadań, potrzeby nie są zaspokajane. Jednym z najbardziej kosztownych obszarów, z jakimi się spotykamy, jest kupowanie przez firmy drukarek niskiej klasy w Internecie lub w dużych sklepach za bardzo niską cenę, a następnie wydawanie fortuny na toner miesięcznie. Mogliby kupić w pełni funkcjonalną jednostkę komercyjną i co miesiąc oszczędzać ogromne kwoty na kosztach eksploatacji. Wydzierżaw odpowiednią jednostkę za mniejszą kwotę niż ta, która jest wydawana miesięcznie na tusz i toner.
Większość średnich i dużych organizacji posiada wiele urządzeń wielofunkcyjnych (MFP), ale nie wszystkie posiadają kompleksową inwentaryzację miejsc, w których się znajdują, sposobu ich wykorzystania i kosztów eksploatacji. Są to informacje krytyczne dla uzyskania maksymalnej efektywności kosztowej.
Jeśli nie jest się ekspertem, wybór odpowiednich maszyn, które będą odpowiadać potrzebom całej firmy, może być niezwykle przytłaczający. A zakup maszyn to łatwa część - utrzymanie ich w ruchu? Już nie tak łatwo. Zastanów się, ile czasu marnuje się na usuwanie awarii maszyn. Jeśli usunięcie zacięcia papieru w drukarce zajmuje pięć minut i zdarza się to trzy razy w tygodniu, to daje to 13 godzin rocznie spędzonych na naprawianiu wadliwie działającej maszyny. Konserwacja reaktywna prowadzi do przestojów urządzeń, wzrostu kosztów i niewydolności operacyjnej.
Dlatego też wiele firm decyduje się na plan serwisowania swoich urządzeń.
Dwa główne rodzaje planów serwisowych to Cost Per Copy (CPC) i Managed Print Services (MPS). Te dwie usługi są bardzo podobne, ponieważ użytkownik płaci określony koszt za każde użycie kopiarki lub drukarki, ale są między nimi pewne istotne różnice.
Usługi kopiowania na koszt
W usłudze Cost Per Copy Services (CPC) użytkownik płaci za wydrukowane strony, a w razie awarii dostawca zapewnia serwis i konserwację urządzenia. Jest to zazwyczaj podstawowa umowa serwisowa - monitorowanie i dostarczanie tuszu i tonera nie jest zawarte w usługach CPC, podobnie jak strategia maksymalizacji prędkości i wydajności przy najniższych kosztach. Wielu dostawców monitoruje toner i dostawy, ale niewielu analizuje całą flotę pod kątem wydajności. Przedstawiciele sprzedają tylko duże kopiarki i w większości przypadków ignorują drukarki.
Większość dostawców usług CPC określi miesięczny wolumen druku, dostarczy odpowiedni sprzęt i ustali miesięczny wolumen oraz CPC. Na przykład, na podstawie bieżącego wykorzystania, miesięczna umowa może opiewać na 5000 stron wydrukowanych w czerni i bieli przy koszcie 0,02 USD za stronę wydruku i 2000 stron w kolorze przy koszcie 0,12 USD za stronę (340 USD/miesiąc). W przypadku wydrukowania większej ilości stron niż określona w umowie, naliczane są opłaty za przekroczenie limitu.
Usługi Managed Print Services
Usługi Managed Print Services (MPS) oferują znacznie szerszy zakres usług niż CPC. Usługi MPS umożliwiają monitorowanie i kontrolę drukowania w firmie, pomagając zaoszczędzić pieniądze, zmniejszyć negatywny wpływ na środowisko i poprawić bezpieczeństwo dokumentów.
Pierwszym krokiem każdego dostawcy usług MPS jest zazwyczaj przeprowadzenie oceny infrastruktury w celu określenia potrzeb biznesowych, bieżącego wykorzystania drukarek, istniejących systemów sprzętowych i oprogramowania, powiązanych kosztów oraz wyzwań, przed którymi stoi firma w związku z bieżącą działalnością.
Następnie dostawca usług MPS tworzy zindywidualizowaną strategię, dostosowaną do dokładnych potrzeb i celów biznesowych klienta. Strategia będzie obejmować rozmieszczenie urządzeń, ilość wydruków, reguły drukowania i inne kwestie związane z redukcją kosztów i konfiguracją systemu w sposób umożliwiający efektywne zarządzanie urządzeniami drukującymi w całej sieci. Strategia może na przykład sugerować konsolidację urządzeń, co pozwoli zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy.
Większość planów MPS obejmuje również serwis i konserwację urządzeń, a także dostarczanie tuszu i tonera przed ich wyczerpaniem - co jest określane na podstawie zdalnego monitorowania poziomu zapasów. Dla wielu firm ten rodzaj planu typu "ustaw i zapomnij" zapewnia spokój ducha i jest niezwykle cennym i opłacalnym sposobem zarządzania usługami związanymi z drukarkami. Plan nie jest też sztywno ustalony - jeśli zużycie druku zmienia się, jest większe lub mniejsze, można go odpowiednio dostosować, zapewniając zawsze najbardziej opłacalne połączenie urządzeń i usług.
Dlaczego warto korzystać z usług zarządzania drukiem?
Najważniejsze? Usługi Managed Print Services mogą oszczędzić czas i pieniądze - oba te zasoby są cenne w każdej firmie. W rzeczywistości, gdy firma korzysta z odpowiedniej kombinacji sprzętu biurowego i oprogramowania, może to prowadzić do znacznych oszczędności na druku w biurze - w przypadku niektórych naszych klientów nawet do 50%!
W innov8 nasze podejście do usług zarządzania drukiem jest strategiczne i innowacyjne, a nasz zespół serwisowy składa się wyłącznie z najlepiej wykwalifikowanych techników. Zajmą się oni serwisem i konserwacją Twojego sprzętu biurowego, a Ty będziesz mógł zająć się tym, co robisz najlepiej - prowadzeniem swojej firmy!
